И современно, и экономно

О возможностях и преимуществах представления отчетности в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП) мы попросили рассказать главного специалиста отдела персонифицированного учета, информационных систем и сетей управления поступления доходов главного управления Пенсионного фонда Украины в Севастополе Аллу КАЛМЫКОВУ.— Так в чем именно преимущества представления отчетности с ЭЦП?

— Одним из главных преимуществ представления отчета в таком виде является сокращение времени на его подготовку и сдачу. Электронно-цифровая подпись — это полноценная замена собственноручной подписи, а значит, плательщику не нужно лично являться в Пенсионный фонд, чтобы представить бумажную версию отчета, что сокращает расходы на бумагу, транспорт и значительно экономит ваше время.

Следует отметить, что за последний год количество организаций, которые представляют отчетность в Пенсионный фонд через Интернет, значительно возросло. На сегодняшний день более 50% страхователей нашего города избрали этот способ представления отчетности и на практике убедились, какую значительную экономию времени и материальных ресурсов дает электронный документооборот.

— Что необходимо плательщику для представления отчетности таким способом?

— Для представления отчётов в электронном виде с использованием ЭЦП необходимо: приобрести ключи ЭЦП у одного из аккредитованных центров сертификации ключей; уведомить районное управление фонда письмом произвольной формы о своём желании подавать отчетность в электронном виде с использованием ЭЦП; заключить с центром обработки электронных отчетов договор об обслуживании в системе подачи электронных отчётов. Все услуги по приему, сохранению, проверке целостности электронных отчетов и передаче их в Пенсионный фонд центр предоставляет бесплатно.

Для создания самого электронного отчета у страхователя должно быть специализированное программное обеспечение для формирования отчетов, а также программное обеспечение для наложения ЭЦП. Сформированный, подписанный ЭЦП и зашифрованный отчет отправляется страхователем в Пенсионный фонд электронной почтой через Интернет.

— А как плательщик узнает, что его отчет принят в Пенсионном фонде?

— Прием электронной отчетности происходит в два этапа. Сначала отчет поступает в центр обработки электронной отчетности, где расшифровывается и проходит техническую проверку, по результатам которой для страхователя формируется первая квитанция о получении электронного отчета. Если отчет поврежден, неверно зашифрован или имеются другие проблемы, в квитанции будет указано, по каким причинам отчет не принят. В этом случае страхователю необходимо проанализировать содержание ошибки, исправить ее, сформировать отчет и отослать его повторно.

После успешного прохождения проверки отчет отправляется на загрузку в центральную базу данных Пенсионного фонда. Поскольку отчетов много и они обрабатываются в порядке очередности, этот процесс занимает некоторое время. После загрузки страхователю направляется вторая квитанция о результатах обработки электронного отчета. И именно эта квитанция будет являться подтверждением получения фондом отчетности. Будьте внимательны: если отчет содержит ошибки, в квитанции вы увидите их подробный перечень.

— Если в своей квитанции бухгалтер все-таки увидит сообщение об ошибках, он может как-нибудь их исправить?

— Хочу обратить внимание на то, что постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 11.02.2013 N 2-9 были внесены изменения в порядок представления отчетов в Пенсионный фонд Украины в электронной форме, утвержденный постановлением правления Пенсионного фонда Украины от 19.04.2007 N 7-7. Теперь в порядке четко прописано, что первая квитанция является квитанцией о получении электронного отчета, а документ о принятии и обработке отчета — это вторая квитанция. А поскольку отчет, который сдан без необходимых таблиц или с незаполненными обязательными реквизитами, считается неподанным, будьте особенно внимательны при получении квитанции N 2.

В случае наличия в квитанциях сообщения о том, что отчет не принят или же в нем содержатся ошибки (предупреждения), страхователь должен проанализировать содержание ошибок и исправить их, повторно пересдав отчет. Очень важно, что исправить ошибки в отчете и отправить его повторно можно в любой момент и столько раз, сколько потребуется, но только до окончания сроков представления отчетности (до 20-го числа месяца, следующего за отчетным). Действительным является последний отчет, поданный плательщиком в установленный срок.

— На что следует обратить свое внимание бухгалтерам при представлении отчетности с ЭЦП?

— Многие страхователи нашего города уже давно сдают отчетность таким способом, и, как показывает практика, есть несколько простых правил, которые помогут избежать проблем при сдаче отчетности через Интернет: не откладывайте отправку отчета на последние дни. Оставьте себе время на исправление возможных ошибок. Помните: действителен последний отчет, поданный вами до 20-го числа месяца, следующего за отчетным; внимательно и полностью изучайте содержимое квитанций, которые приходят из центра обработки отчетности.

Обращайте внимание не только на ошибки, но и на предупреждения — лучше проверить себя лишний раз и убедиться, что все сделано правильно, чем платить штрафные санкции из-за собственной невнимательности. Если вы не уверены, доставлен ли ваш отчет в Пенсионный фонд, или у вас возникли вопросы относительно содержимого квитанции, сразу же позвоните в отдел персонифицированного учета района, в котором вы состоите на учете. Специалисты отдела ответят на ваши вопросы и окажут квалифицированную помощь в телефонном режиме.

— Напомните нашим читателям, куда они могут обратиться за дополнительной информацией.

— За дополнительной информацией можно обращаться в главное или районные управления Пенсионного фонда Украины в Севастополе:

— Спасибо за разъяснения.

Другие статьи этого номера