Электронный документооборот, помогающий работодателям

Если среднесписочная численность работников вашей организации
превышает 25 человек, а также численность работников у вновь
созданных организаций (в том числе при реорганизации) превышает этот
предел, вам необходимо сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с
усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП). Также при
желании любой страхователь независимо от численности работников
может сдавать отчетность в ПФР в электронном виде с ЭП. Отчетность
можно также сдавать в электронном виде с ЭП лично либо по
телекоммуникационным каналам связи (ТКС).Отделение ПФР по Севастополю рекомендует всем страхователям переходить на электронное взаимодействие с Пенсионным фондом Российской Федерации. Отчетность в электронном виде — это экономия не только бумаги, но и времени: меньше трудозатрат, меньше ошибок, больше удобства. Данный факт оценили 65,1% севастопольских плательщиков страховых взносов, которые уже перешли на электронное взаимодействие с ПФР. Особенно актуальным это стало в мае 2016 года при введении ежемесячной отчетности, поскольку избавило плательщиков от необходимости личного посещения отделов ПФР в районах города.

Обращаем внимание! Если отчетность сдана в электронном виде с ЭП, то представлять ее на бумажном носителе не нужно.

Чтобы представить отчетность по телекоммуникационным каналам связи, необходимо:

1) сформировать файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;

2) проверить правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР, которые можно бесплатно скачать на сайте ПФР в разделе «Страхователям» — «Работодателям» — «Электронный документооборот» — «Бесплатные программы, формы и протоколы» (http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/programs_for_employers). При выявлении проверочными программами ошибок в отчетности необходимо их исправить;

3) проверить файлы антивирусной программой и подписать каждый файл отчета ЭП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов;

4) отправить в зашифрованном виде в территориальный орган ПФР. При этом файл с отчетностью по страховым взносам и файлы с индивидуальными сведениями в отдельности заверяются электронной цифровой подписью, архивируются, шифруются и представляются в территориальный орган ПФР в одной транспортной посылке.

После отправки отчетности по телекоммуникационным каналам связи страхователь получит из территориального органа ПФР квитанцию о доставке сведений. Если же пришла квитанция об обнаружении ошибок в отчетности, то указываются причины некорректности отчета. Работодатель должен устранить эти причины и повторно представить отчетность в ПФР. После сдачи отчетности приходит квитанция о приеме документа в ПФР, которую рекомендуется сохранять.

По результатам проверки отчетности проверочными программами ПФР страхователь получит в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭП территориального органа ПФР.

После этого необходимо отправить в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный своей ЭП, что является подтверждением получения протокола. Если пришел протокол проверки отчетности, в котором содержатся сообщения об ошибках, необходимо устранить их и повторно представить отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные нормативными правовыми актами.

В помощь страхователям на сайте ПФР в разделе «Страхователям» — «Работодателям» — «Электронный документооборот» — «Регламентирующие документы» (http://www.pfrf.ru/strahovatelyam/for_employers/edo/) размещены бесплатные проверочные программы и программы для подготовки отчетности по страховым взносам и по персонифицированному учету в электронной форме.

Пресс-служба отделения ПФР по Севастополю.

Другие статьи этого номера