Что следует знать о ежемесячной отчетности

На актуальные вопросы о ежемесячной отчетности отвечает начальник
отдела организации персонифицированного учета отделения ПФР по
Севастополю Оксана ХУПОВЕЦ.— Оксана Владимировна, ежемесячная отчетность введена недавно и, несмотря на свою простоту, вызывает множество вопросов. И первый из них: кто должен сдавать данную отчетность?

— Ежемесячный отчет по форме СЗВ-М должны представлять все страхователи (предприятия, учреждения, организации) в отношении работающих у них застрахованных лиц, в том числе не ведущие финансово-хозяйственную деятельность — в отношении своего руководителя.

Сведения нужно подавать и на тех физических лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, если с вознаграждений по таким договорам уплачиваются страховые взносы в ПФР.

— Индивидуальные предприниматели должны сдавать отчетность?

— Если предприниматель использует наемный труд, то на своих работников он представляет отчетность на общих основаниях, вне зависимости от того, трудовой договор или договор гражданско-правового характера с ним заключен.

Если индивидуальный предприниматель расторг трудовые договоры со всеми физическими лицами, но продолжает состоять на учете в Пенсионном фонде как работодатель, он представляет «пустую» ежемесячную отчетность.

Если же предприниматель не использует наемный труд, то он отчетность не сдает.

— А крестьянские (фермерские) хозяйства ее сдают?

— Если крестьянские (фермерские) хозяйства состоят на учете в ПФР только как хозяйства, в которых есть глава и члены хозяйства, в этом случае сдавать СЗВ-М не надо.

Если же крестьянские (фермерские) хозяйства состоят на учете в ПФР как хозяйства, использующие труд наемных работников (здесь важно не путать наемных работников с членами хозяйства), то в этом случае главы таких хозяйств ежеквартально представляют РСВ-1, куда включается информация о наемных работниках. Таким хозяйствам также необходимо сдавать СЗВ-М на наемных работников.

— Хотелось бы еще раз уточнить: организация не ведет финансово-хозяйственную деятельность, договор с руководителем не заключен, поскольку он является учредителем. Необходимо ли указывать в отчетности сведения на руководителя в этом случае?

— Да, указывать их необходимо. Объясню почему. В соответствии со ст. 7 федерального закона N 167-ФЗ от 15.12.2001 застрахованными лицами являются в том числе и учредители предприятий. При этом отсутствие факта начисления в пользу руководителя выплат и иных вознаграждений за отчетный период не является основанием для непредставления отчетности по форме СЗВ-М.

— Вопрос о необходимости представления ежемесячной отчетности возникает и у некоммерческих организаций…

— В случае, если утвержденным уставом некоммерческой организации определено положение о выплате вознаграждений, а также право заключения трудовых отношений, то в отношении таких лиц представляется форма СЗВ-М.

— Нужно ли включать в ежемесячную отчетность иностранных граждан и лиц без гражданства?

— Застрахованными лицами являются постоянно и временно проживающие на территории РФ иностранные граждане и лица без гражданства. На указанных лиц, с которыми у работодателя заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, нужно представить СЗВ-М.

Исключение составляют иностранные граждане или лица без гражданства, относящиеся к категории высококвалифицированных специалистов, в соответствии с федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ. Такие лица не подлежат регистрации в системе обязательного пенсионного страхования. Сдавать СЗВ-М на них не нужно.

— Нужно ли включать в отчет работника организации, который находится в отпуске за свой счет или в декретном отпуске?

— Да, в отчет включаются все сотрудники, с которыми в течение отчетного месяца заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ или оказание услуг.

Таким образом, если в отчетный период договор продолжает действовать, данное застрахованное лицо нужно включать в форму СЗВ-М.

— А если бывшему работнику выплатили, например, квартальную премию, как правильно отразить это в ежемесячной отчетности?

— Если в отчетном месяце выплаты работнику осуществлялись вне рамок трудового договора или договора гражданско-правового характера, т.е. в отчетном месяце лицо уже не состоит в трудовых отношениях с работодателем, то, несмотря на денежные выплаты, включать такое лицо в форму СЗВ-М не нужно.

— Что делать работодателю, если в представленной отчетности будет выявлена ошибка?

— В процессе приема и обработки отчетность проходит несколько этапов проверки. Первое, что проверяется при приеме, — это форматно-логический контроль самого файла. Эту проверку может и должен проводить сам работодатель, прежде чем представить отчет в Пенсионный фонд. Программы для проверки имеются в свободном доступе на официальном сайте ПФР (pfrf.ru) в разделе «Работодателям».

Следующий этап — это непосредственно проверка содержания отчетности: реквизитов самого плательщика (рег. номер и ИНН) и данных по застрахованным лицам, по которым производится сверка Ф.И.О. и СНИЛС, указанных в отчетности, со сведениями, находящимися в федеральной базе на лицевом счете застрахованного лица.

При наличии ошибок или предупреждений контроля они отражаются в протоколе, который приходит по электронным каналам связи (если отчетность представляется в электронном виде через Интернет), выдается специалистом Пенсионного фонда при представлении отчетности в районный отдел ПФ или направляется по почте.

Поэтому хотелось бы обратить внимание всех бухгалтеров на то, что в обязательном порядке необходимо в первую очередь внимательно читать протокол и (при необходимости) исправлять ошибки.

В случае, когда в протоколе не все понятно, лучше перезвонить в Пенсионный фонд и уточнить, как нужно исправить выявленные ошибки.

— Ответственность за непредставление ежемесячной отчетности остается прежней?

— Да, за непредставление страхователем в установленный срок или представление им неполных или недостоверных сведений применяются финансовые санкции в размере 500 рублей за каждое застрахованное лицо.

— Оксана Владимировна, благодарим за содержательную беседу.

Пресс-служба отделения ПФР по Севастополю.

Другие статьи этого номера