Организации и индивидуальные предприниматели обязаны направлять в налоговые органы сведения о среднесписочной численности работников за прошедший календарный год (п. 3 ст. 80 НК РФ).Организации представляют их как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии. Индивидуальные предприниматели представляют указанные сведения при условии, что привлекали наемных работников в течение соответствующего года. Если же индивидуальный предприниматель в текущем году наемных работников не привлекал, подавать сведения за этот год не нужно. Срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за прошедший календарный год — не позднее 20 января текущего (т.е. следующего за ним) года. Но если предприятие вновь создано или перерегистрировано — подача таких сведений осуществляется не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором внесена соответствующая запись в ЕГРЮЛ. В отличие от организаций, индивидуальные предприниматели представляют такие сведения только по завершении календарного года. Подавать в инспекцию сведения о среднесписочной численности работников в связи с внесением в ЕГРИП записи о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя не требуется. Налоговый кодекс РФ такую обязанность для индивидуальных предпринимателей не предусматривает.
Форма сведений о среднесписочной численности работников утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 N ММ-3-25/174@. Порядок ее заполнения и представления рекомендован ФНС России в письме от 26.04.2007 N ЧД-6-25/353@. В случае непредставления сведений о среднесписочной численности работников налогоплательщик может быть оштрафован по ст. 126 НК РФ — в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ. Кроме того, должностные лица организации могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.6 КоАП РФ — в виде наложения административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от 300 до 500 руб., сообщает УФНС РФ по Севастополю.